Audit à blanc de la gestion documentaire au regard de la norme ISO 15489
Vous abordez la mission de l'audit interne, le contrôle d'une autorité ou la revue de votre donneur d'ordre avec un dossier de preuves déjà constitué.
En bref
- Résultat
- Vous abordez la mission de l'audit interne, le contrôle d'une autorité ou la revue de votre donneur d'ordre avec un dossier de preuves déjà constitué.
- Idéal pour
- Responsable conformité, responsable du contrôle permanent ou directeur de filière qui prépare une mission d'audit interne, un contrôle ou une revue de conformité sur le thème Norme ISO 15489.
- Ce que vous obtenez
- Rapport de conformité exigence par exigence au référentiel applicable, avec preuves attendues et preuves présentées.
- Prérequis de votre côté
- Le référentiel applicable (texte réglementaire, norme, politique du groupe), vos procédures et enregistrements, un interlocuteur par exigence.
- Durée et charge
- 4 à 8 jours
- Format
- Forfait
Exemple de situation
Constituer le dossier de preuves d'une mission d'audit interne. Une direction prépare une mission d'audit interne sur le thème Norme ISO 15489. Nous confrontons chaque exigence du référentiel à ses procédures et à ses enregistrements, classons les écarts et rédigeons le dossier de réponse ; les actions sont réparties entre les services avant l'échéance.
Un auditeur, qu'il vienne de l'audit interne, d'une autorité de supervision, d'un donneur d'ordre ou d'un organisme de certification, évalue sur un référentiel précis, exigence par exigence, et attend des preuves, pas des intentions. Sur le thème Norme ISO 15489, nous reprenons ce référentiel, qu'il s'agisse d'un règlement européen, d'un texte d'une autorité de supervision, d'une norme ou de la politique de votre groupe, et nous confrontons chaque exigence à vos documents et à vos pratiques, dans un établissement dont les opérations (entrée en relation, octroi, moyens de paiement, réclamations, courriers) reposent sur des dossiers, des preuves et des règles que le contrôle interne et l'ACPR (Autorité de contrôle prudentiel et de résolution) peuvent demander de reconstituer.
Le rapport présente, pour chaque exigence, la preuve attendue, la preuve que vous détenez, l'écart éventuel et l'action pour le combler avant l'échéance. Il sert de dossier de réponse et d'entraînement pour vos responsables qualité, qui savent ainsi quoi montrer et comment le dire. Il reste un audit de conseil : il ne remplace ni l'audit interne ni le contrôle d'une autorité, et ne préjuge pas de leur résultat.
Déroulé de la prestation
Cadrage
Nous fixons avec vous le périmètre, le référentiel applicable et les interlocuteurs, et nous convenons des règles de confidentialité, d'accès aux sites et aux données.
Lecture documentaire
Nous lisons les procédures, enregistrements et comptes rendus relatifs au thème Norme ISO 15489, avant toute rencontre, pour arriver sur le terrain avec des questions précises.
Entretiens et observation
Nous rencontrons les responsables et les équipes, et nous observons les pratiques sur le terrain lorsque l'accès est possible.
Analyse des écarts
Chaque constat est rattaché à une exigence identifiée, classé par gravité et par urgence, et associé à une action corrective, un responsable et un délai.
Restitution
Nous présentons le rapport à votre direction, répondons aux objections et, si vous le souhaitez, préparons avec vous le plan d'actions.
Livrables, format et conditions
Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à votre donneur d'ordre ou à l'autorité.
- Grille exigence par exigence avec preuves attendues et preuves présentées
- Liste des écarts et des actions avant l'échéance
- Dossier de réponse prêt pour la mission d'audit ou le contrôle
Format et charge : forfait, 4 à 8 jours. Idéal pour : responsable conformité, responsable du contrôle permanent ou directeur de filière qui prépare une mission d'audit interne, un contrôle ou une revue de conformité sur le thème Norme ISO 15489. Prérequis de votre côté : le référentiel applicable (texte réglementaire, norme, politique du groupe), vos procédures et enregistrements, un interlocuteur par exigence.
Exemples d'usage
Une situation d'exemple, dans laquelle cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent du site et du périmètre.
Constituer le dossier de preuves d'une mission d'audit interne
Une direction prépare une mission d'audit interne sur le thème Norme ISO 15489. Nous confrontons chaque exigence du référentiel à ses procédures et à ses enregistrements, classons les écarts et rédigeons le dossier de réponse ; les actions sont réparties entre les services avant l'échéance.
Questions fréquentes sur cette prestation
Combien de temps dure l'audit et qui le réalise ?
La charge indicative est de 4 à 8 jours, format forfait, répartie entre la lecture documentaire, les entretiens, l'observation sur site et la rédaction. L'auditeur est un praticien du thème Norme ISO 15489 dans le secteur bancaire ou financier, indépendant de vos équipes, qui signe les engagements de confidentialité demandés et respecte le secret bancaire. Nous fixons le calendrier avec vous pour que la restitution précède votre échéance, mission de l'audit interne, contrôle d'une autorité ou audit de certification, d'au moins quelques semaines, afin de laisser le temps de traiter les écarts les plus importants.
Quelle différence avec une formation sur ce thème ?
La formation transmet des compétences ; l'audit vous dit où vous en êtes. Sur le thème Norme ISO 15489, l'audit produit un rapport étayé, avec des constats rattachés à des exigences identifiées et un plan d'actions chiffré, présentable à votre audit interne ou à votre donneur d'ordre. Il met souvent en évidence des besoins de formation, que nous pouvons ensuite couvrir, mais il ne remplace pas la formation, et inversement. Il ne remplace pas non plus le contrôle d'une autorité ou l'audit d'un organisme de certification, que nous ne réalisons pas. Les deux prestations se combinent dans un même plan lorsque l'échéance le justifie.
Accédez-vous aux dossiers et aux données de nos clients ?
Pas par défaut. Pour modéliser, auditer ou former sur le thème Norme ISO 15489, nous travaillons sur des dossiers anonymisés ou fictifs et sur des extractions limitées, dans votre environnement. Un accès plus large suppose un cadre contractuel, une clause de confidentialité, des droits d'accès nominatifs et limités, et l'accord de votre établissement, qui reste tenu par le secret bancaire. Nous ne conservons aucun dossier de client hors de votre système d'information. Le devis précise les environnements concernés, la nature des données consultées et la durée des accès, et il distingue les phases de modélisation, de développement et de recette.
Demander un devis
Indiquez le site, les équipes concernées et l'échéance : nous vous répondons sous 48 h ouvrées, puis nous établissons le devis après un échange de cadrage.
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