Audit des processus et du potentiel d'automatisation (OpenText™ Documentum™ Platform)
Une vision étayée de ce qui peut être automatisé, de ce qui doit rester manuel et des preuves à conserver.
En bref
- Résultat
- Une vision étayée de ce qui peut être automatisé, de ce qui doit rester manuel et des preuves à conserver.
- Idéal pour
- Responsable organisation et processus, responsable du contrôle permanent, responsable du contrôle interne et du risque opérationnel ou auditeur interne bancaire.
- Ce que vous obtenez
- Rapport d'audit avec cartographie des processus, points de contrôle, écarts et pistes d'automatisation classées.
- Prérequis de votre côté
- Procédures existantes, accès aux équipes qui exécutent les processus, échantillon de dossiers anonymisés, extraction des journaux des applications concernées.
- Durée et charge
- 5 à 12 jours
- Format
- Forfait
Exemple de situation
Cartographier l'entrée en relation avec un nouveau client. Une banque de détail veut comprendre pourquoi des dossiers d'entrée en relation sont repris à la main sur le thème OpenText™ Documentum™ Platform. L'audit reconstitue les parcours à partir des journaux, repère trois reprises récurrentes et classe les pistes d'automatisation.
Nous auditons, sous l'angle du thème OpenText™ Documentum™ Platform, les processus de votre back-office : étapes, acteurs, applications, saisies manuelles, points de contrôle, preuves conservées, délais et reprises. Nous lisons les procédures, observons le travail réel auprès des équipes et, lorsque les journaux d'événements existent, nous reconstituons les parcours effectifs des dossiers.
Le rapport distingue ce qui relève du contrôle interne (séparation des tâches, traçabilité, conservation), ce qui est automatisable et ce qui ne l'est pas, avec les risques propres à chaque piste (accès, continuité, dépendance à un fournisseur). Il propose un plan d'actions ordonné, présentable à votre direction et à l'audit interne. L'objectif de maîtriser la plateforme Documentum pour renforcer la sécurité guide la restitution. Il ne chiffre aucun gain avant mesure sur vos données.
Déroulé de la prestation
Cadrage
Nous fixons avec vous le périmètre, le référentiel applicable et les interlocuteurs, et nous convenons des règles de confidentialité, d'accès aux sites et aux données.
Lecture documentaire
Nous lisons les procédures, enregistrements et comptes rendus relatifs au thème OpenText™ Documentum™ Platform, avant toute rencontre, pour arriver sur le terrain avec des questions précises.
Entretiens et observation
Nous rencontrons les responsables et les équipes, et nous observons les pratiques sur le terrain lorsque l'accès est possible.
Analyse des écarts
Chaque constat est rattaché à une exigence identifiée, classé par gravité et par urgence, et associé à une action corrective, un responsable et un délai.
Restitution
Nous présentons le rapport à votre direction, répondons aux objections et, si vous le souhaitez, préparons avec vous le plan d'actions.
Livrables, format et conditions
Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à votre donneur d'ordre ou à l'autorité.
- Cartographie des processus audités avec acteurs, applications, saisies manuelles et points de contrôle
- Rapport d'écarts au contrôle interne et aux règles de conservation, classés par criticité
- Pistes d'automatisation classées, avec leurs risques et les prérequis de chacune
Format et charge : forfait, 5 à 12 jours. Idéal pour : responsable organisation et processus, responsable du contrôle permanent, responsable du contrôle interne et du risque opérationnel ou auditeur interne bancaire. Prérequis de votre côté : procédures existantes, accès aux équipes qui exécutent les processus, échantillon de dossiers anonymisés, extraction des journaux des applications concernées.
Exemples d'usage
Deux situations d'exemple, dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent du site et du périmètre.
Cartographier l'entrée en relation avec un nouveau client
Une banque de détail veut comprendre pourquoi des dossiers d'entrée en relation sont repris à la main sur le thème OpenText™ Documentum™ Platform. L'audit reconstitue les parcours à partir des journaux, repère trois reprises récurrentes et classe les pistes d'automatisation.
Contrôler la traçabilité des pièces d'un dossier de crédit
Un établissement de crédit spécialisé fait auditer la conservation des pièces de ses dossiers sur le thème OpenText™ Documentum™ Platform. L'audit identifie des pièces classées hors du système documentaire et propose des règles de capture et de conservation.
Questions fréquentes sur cette prestation
Combien de temps dure l'audit et qui le réalise ?
La charge indicative est de 5 à 12 jours, format forfait, répartie entre la lecture documentaire, les entretiens, l'observation sur site et la rédaction. L'auditeur est un praticien du thème OpenText™ Documentum™ Platform dans le secteur bancaire ou financier, indépendant de vos équipes, qui signe les engagements de confidentialité demandés et respecte le secret bancaire. Nous fixons le calendrier avec vous pour que la restitution précède votre échéance, mission de l'audit interne, contrôle d'une autorité ou audit de certification, d'au moins quelques semaines, afin de laisser le temps de traiter les écarts les plus importants.
Quelle différence avec une formation sur ce thème ?
La formation transmet des compétences ; l'audit vous dit où vous en êtes. Sur le thème OpenText™ Documentum™ Platform, l'audit produit un rapport étayé, avec des constats rattachés à des exigences identifiées et un plan d'actions chiffré, présentable à votre audit interne ou à votre donneur d'ordre. Il met souvent en évidence des besoins de formation, que nous pouvons ensuite couvrir, mais il ne remplace pas la formation, et inversement. Il ne remplace pas non plus le contrôle d'une autorité ou l'audit d'un organisme de certification, que nous ne réalisons pas. Les deux prestations se combinent dans un même plan lorsque l'échéance le justifie.
Accédez-vous aux dossiers et aux données de nos clients ?
Pas par défaut. Pour modéliser, auditer ou former sur le thème OpenText™ Documentum™ Platform, nous travaillons sur des dossiers anonymisés ou fictifs et sur des extractions limitées, dans votre environnement. Un accès plus large suppose un cadre contractuel, une clause de confidentialité, des droits d'accès nominatifs et limités, et l'accord de votre établissement, qui reste tenu par le secret bancaire. Nous ne conservons aucun dossier de client hors de votre système d'information. Le devis précise les environnements concernés, la nature des données consultées et la durée des accès, et il distingue les phases de modélisation, de développement et de recette.
Demander un devis
Indiquez le site, les équipes concernées et l'échéance : nous vous répondons sous 48 h ouvrées, puis nous établissons le devis après un échange de cadrage.
Les autres types de prestation sur le thème OpenText™ Documentum™ Platform
- Conseil en organisation des opérations, BPM et dématérialisation (OpenText™ Documentum™ Platform)
- Modélisation de processus, workflows et robots (OpenText™ Documentum™ Platform)
- Déploiement ou migration d'outils BPM, RPA et de gestion documentaire (OpenText™ Documentum™ Platform)
- Assistance technique en analyse, spécification et recette de processus et d'automatisations (OpenText™ Documentum™ Platform)
- S'initier à Documentum : gestion de contenu et recherche